Behandling av personuppgifter inom DUNK - De Ungas Musikförbund i Svenskfinland r.f.

Här beskrivs hur personuppgifter behandlas i arbetet inom DUNK – De Ungas Musikförbund i Svenskfinland r.f.. DUNK följer dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) och övrig ikraftvarande lagstiftning.

Vi som jobbar med DUNK är ansvariga för all behandling av personuppgifter inom vår verksamhet. Det här dokumentet förklarar hur dina personuppgifter behandlas inom organisationen.

DUNK behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679, se länk nedan. Dessa regler kallas härefter för dataskyddsförordningen, kanske mer känd under den engelska förkortningen GDPR.

Vad gör DUNK med personuppgifter?
Vi på DUNK behandlar personuppgifter för att uppfylla vårt uppdrag som riksomfattande ungdomsorganisation på bästa sätt, dvs. att erbjuda högklassiga evenemang och utbildning och samverka med det övriga samhället. Vi gör det också för att granska och utveckla vår verksamhet och för att följa lagstiftningen.

All behandling av personuppgifter inom DUNK sker för att främja dessa ändamål. Behandlingen måste även ha rättslig grund. Endast de personuppgifter som behövs för ändamålet ska behandlas.

Mer detaljerad information om hur just dina personuppgifter behandlas får du av vår personal eller av din kontaktperson inom organisationen. Upplever du att du inte har fått information från dem kan du kontakta DUNKs DPO (Data Protection Officer) Martin Enroth, se kontaktuppgifterna längst ner i detta dokument.

Vilka personuppgifter samlar DUNK in?
Inom DUNK finns det olika anledningar till att vi behandlar dina personuppgifter. Den vanligaste anledningarna är att du är deltagare i evenemanget, om du söker en tjänst eller om du av annan anledning har kontaktat eller vill samarbeta med oss.

Den mesta av denna information samlar vi in direkt från dig. I vissa fall samlar vi även in uppgifter från andra källor, till exempel via deltagande skolor, körer, orkestrar och så vidare.

Vilken information vi behandlar beror på anledningen till att vi behandlar dina personuppgifter, men det kan vara fråga om bland annat följande:

  • Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Personbeteckning behandlas när det behövs för att säkert kunna fastställa din identitet eller för att samordna dina uppgifter mellan system för att säkerställa enhetlighet i informationen om dig (gäller t.ex. ordningsvakter och övrig personal).
  • Bank- och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera.
  • Personuppgifter som inhämtats inom ramen för deltagande i en konsert, workshop, övernattning eller matsituation.
  • Information om hur du använder våra webbplatser, i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via kakor.
  • Information vid deltagande i fortbildningar eller kurser.
  • Personuppgifter som behövs vid anställning eller om du söker en tjänst.
  • Information om allvarliga hälsotillstånd, för att garantera dig en trygg och angenäm festivalupplevelse.

Hur skyddas dina personuppgifter?
DUNK ska se till att behandling av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska vara sådana att de säkerhetsställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett lämpligt tekniskt skydd. Det kan exempelvis innebära att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att säkerhetskopiering utförs.

Vem kan komma att ta del av dina personuppgifter?
Mycket av den information som finns  inom DUNK utgör offentliga handlingar.

Utöver detta kan dina uppgifter, om de anses vara relevanta, användas för information och kommunikation om andra liknande projekt och festivaler som DUNK själv ordnar. DUNK kommer inte att överlämna personuppgifter till andra parter utan rättslig grund.

Hur länge sparar DUNK personuppgifter?
Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som ändamålet med behandlingen kräver, eller så länge som krävs i lag.

  • Om du t.ex. är anställd behandlar vi dina personuppgifter så länge det behövs för att administrera anställningsförhållandet.
  • Om du är kontaktperson behandlar vi dina personuppgifter så länge det behövs för att administrera ditt deltagande t.ex. i Skolmusik eller Musik & Talang.
  • Om du är deltagare i evenemanget behandlar vi dina personuppgifter så länge som det behövs för att säkerställa evenemangets kvalitet och din och övrigas säkerhet.

Vad gäller offentliga handlingar hanteras personuppgifter i dessa i enlighet med vad som gäller enligt Lag om yttrandefrihet i masskommunikation (460/2003), Arkivlag (831/1994) samt Lag om Riksarkivet (1145/2016). I många fall innebär detta att dina personuppgifter kan komma att sparas för all framtid i DUNKs centralarkiv.

Data till tredje land
DUNK överför inte personuppgifter till tredje land utanför EU/EES, om inte myndigheter så kräver. Vid händelse av en sådan överföring ska DUNK vidta alla lämpliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att uppnå en lämplig skyddsnivå för dina personuppgifter, eller samtycke. Du ska dessutom bli informerad om detta.

Rättigheter enligt dataskyddsförordningen
Dataskyddsförordningen ger dig som individ ett antal rättigheter gentemot DUNK:

Rätten till tillgång
Du har rätt att begära svar på om DUNK behandlar personuppgifter om dig, och att få en kostnadsfri kopia av de personuppgifter som behandlas. Vill du begära utdrag upprepade gånger kan DUNK ta ut en avgift för att täcka de administrativa kostnaderna för detta. I samband med en sådan begäran lämnar DUNK även ytterligare information om behandlingen, som dess ändamål, kategorier av personuppgifter som behandlas, förutsedd lagringstid m.m.

Rätten till rättelse
Du har rätt att begära att få dina personuppgifter hos DUNK rättade om de är felaktiga. Du kan exempelvis göra detta genom att meddela korrekta uppgifter till registrets ansvarsperson. DUNK är skyldig att rätta dina personuppgifter utan onödigt dröjsmål. DUNK är inte skyldig att rätta dina uppgifter om de ej längre behandlas aktivt.

Rätten till radering
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade ur DUNKs register, om personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål som de samlades in för.

Det kan finnas bestämmelser som kräver att DUNK inte raderar dina uppgifter, exempelvis reglerna om offentliga handlingar eller om dokumentation av forskning eller studier. Om dina personuppgifter har lämnats ut till en annan part, kommer DUNK att vidta alla rimliga åtgärder för att underrätta dessa parter om din begäran om radering.

Om DUNK inte kan radera dina uppgifter av rättsliga skäl, kommer vi att begränsa behandlingen av dina uppgifter till att endast omfatta det som krävs för att uppfylla DUNKs skyldigheter.

Rätten till begränsning av dina personuppgifter
Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att vi ser till att vi bara behandlar dina personuppgifter för vissa specifika ändamål. DUNK kommer att begränsa behandlingen i följande fall:

  • Om du hävdar att personuppgifterna inte är korrekta och DUNK behöver tid att kontrollera uppgifternas riktighet.
  • DUNK inte längre behöver uppgifterna, men du begär att vi fortsätter lagra dem för att du behöver dem för att ta vara på rättsliga anspråk.
  • Om du invänder mot behandling som utförs av DUNK. Behandlingen begränsas i så fall till dess att en avvägning har gjorts mellan dina skäl för invändningen och DUNKs tvingande berättigade skäl.
  • Om du anser att vi ska radera personuppgifterna, men vi inte kan göra detta av någon anledning.

Rätten att invända mot behandling
Du har rätt att göra invändningar mot DUNKs behandling av dina personuppgifter i vissa fall, exempelvis inom forskning eller utbildningsverksamhet. DUNK kommer då att upphöra med behandlingen om vi inte har tvingande skäl till att fortsätta med den, eller om behandlingen krävs för att ta tillvara DUNKs rättsliga anspråk.

Dokumentation
DUNK informerar offentligt i bild och i text om sin verksamhet bland annat via sin webbplats och sociala medier.

Under evenemangen finns av arrangören anställda fotografer samt press och media som dokumenterar verksamheten. Med tanke på verksamhetens omfattning har DUNK ingen realistisk möjlighet att begära de enskilda personer om samtycke för fotografering. Därför är det viktigt att deltagargrupper och deras ansvariga kontaktpersoner kontrollerar saken.

Ifall en deltagare är påväg på ett av DUNKs evenemang och inte vill dokumenteras på bilder eller video bör hen meddela DUNK om detta skriftligen innan evenemanget.

Frågor
Om du har frågor om dataskydd kan du alltid kontakta den registeransvariga eller styrelsen för DUNK – De Ungas Musikförbund i Svenskfinland r.f.

Kontaktinformation
Data Protection Officer:
Martin Enroth, verksamhetsledare, tel. +358-40-715 46 97, e-post: martin@dunk.fi

Postadress:
DUNK
Hovrättsesplanaden 15 C 35
65100 Vasa, Finland

Besöksadress: Hartmans hus, Hovrättsesplanaden 15 C 35, 65100 Vasa. Ingång från Hartmansgränden, våning 5